Закрыть ... [X]

Как в word сделать рассылку

Часть 1 Добавление получателей

  1. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 1

    1

    Слияние – это функция, предназначенная для создания массовых рассылок, а также конвертов и наклеек с различной информацией. Вы можете импортировать базу данных получателей или ввести их вручную, а затем использовать так называемые «поля» для автоматического заполнения информации о каждом получателе. Это позволяет создать один документ, который вы можете отправить сотням или даже тысячам людей.

  2. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 2

    2

    Создайте таблицу с информацией о получателях (если нужно). Вы можете ввести информацию о получателях вручную, но если у вас сотни адресатов, то проще создать соответствующую таблицу или базу данных.
  3. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 3

    3

    Перейдите на вкладку «Рассылки». Если вы работаете в Word 2003 или более старой версии, нажмите «Сервис» – «Письма и рассылки» – «Показать панель инструментов слияния».

  4. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 4

    4

    Нажмите «Начать слияние» и выберите тип документа (сообщения электронной почты, письма, конверты, наклейки и каталоги). Если вы не уверены, выберите «Обычный документ Word».
    • Выбрав «Конверты», откроется окно «Параметры конверта», в котором вы сможете выбрать размер и порядок форматирования конверта.
    • Выбрав «Наклейки», откроется окно «Параметры наклейки», в котором вы сможете выбрать тип и размер наклейки.
  5. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 5

    5

    Нажмите «Выбрать получателей» и выберите метод добавления получателей. Получатели – это самая главная часть функции слияния, так как позволяет заполнять «поля» информацией о каждом получателе. Вы можете ввести получателей вручную, загрузить таблицу или базу данных или загрузить контакты из Outlook.
    • Выбрав «Ввести новый список», word откроется новое окно, в котором вы сможете ввести информацию о каждом получателе. Это пригодится, если у вас нет доступа к таблице с информацией о получателях, но это очень медленный способ ввода данных. Вы можете нажать кнопку «Настройка столбцов» для создания столбцов с соответствующей информацией.
    • Выбрав «Использовать существующий список», откроется проводник Windows, в котором вы сможете найти файл с таблицей или базой данных. Вы также можете нажать кнопку «Новый источник», чтобы подключиться к SQL серверу в интернете.
    • Выбрав «Выбрать из контактов Outlook», загрузятся ваши контакты из Outlook (вы можете отметить, какие контакты должны быть загружены).

Часть 2 Создание документа

  1. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 6

    1

    Создайте документ так, как вы обычно делаете (с нуля или при помощи шаблона). Перед этим важно ввести данные получателей, чтобы использовать соответствующие «поля» при создании документа.
  2. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 7

    2

    Нажмите кнопку «Строка приветствия» для создания приветствия. Вы можете использовать функцию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как приветствие выглядит на каждом экземпляре слияния.

  3. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 8

    3

    Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и выберите поле, которое вы хотите вставить в документ. При создании документов это поле будет заменено на данные из таблицы получателей.
    • Например, если вы хотите, чтобы в документе отображалось имя и фамилия получателя, выберите «Первый», нажмите пробел, еще раз нажмите кнопку «Вставить поле слияние», а затем нажмите «Последний».
    • Также вы можете использовать кнопку «Адреса», чтобы создать конверты с адресом каждого получателя. Введите ваш адрес в строке ввода адреса отправителя, а затем нажмите «Адреса» в строке ввода адреса получателя.
    • Вы можете выбрать любое поле, содержащее данные получателя. Убедитесь, что это относится ко всем адресатам из списка, так как пустые поля будут бросаться в глаза.
  4. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 9

    4

    Нажмите кнопку «Выделить поля слияния», чтобы выделить вставленные поля и облегчить их редактирование.

  5. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 10

    5

    Нажмите кнопку «Просмотр результатов», чтобы увидеть, как будет выглядеть документ. На экране отобразится документ слияния с информацией первого получателя.

Часть 3 Завершение слияния

  1. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 11

    1

    Проверьте документ на наличие в нем ошибок. Нажмите кнопку «Автопоиск ошибок», чтобы Word просканировал каждый документ в слиянии и убедился, что все поля заполнены соответствующими данными получателей. Программа известит вас о любом несоответствии, которое вы сможете исправить.

  2. Изображение с названием Mail Merge in Microsoft Word Step 12

    2

    Завершите процесс слияния. Щелкнув «Найти и объединить», отобразятся три опции:[1]
    • «Редактирование отдельных документов». Вы сможете определить редактируемые записи. После этого будет создан новый документ с каждой записью на отдельной странице. Вы можете отредактировать их вручную.
    • «Печать документов». Вы сможете определить распечатываемые записи. После этого документы будут отправлены на принтер и распечатаны.
    • «Отправка документов по электронной почте». Вы сможете ввести тему письма и выбрать поле, содержащее адреса электронной почты получателей. Затем вы сможете отправить рассылку через Outlook. Обратите внимание, что рассылка будет отправлена немедленно, поэтому убедитесь, что с ней все в порядке.

Источники и ссылки

Эту страницу просматривали 5247 раза.

Была ли эта статья полезной?

 


Поделись с друзьями



Рекомендуем посмотреть ещё:



Создание и отправка массовой рассылки, наклеек и конвертов с Как лечат пмс у женщин

Как в word сделать рассылку Как в word сделать рассылку Как в word сделать рассылку Как в word сделать рассылку Как в word сделать рассылку Как в word сделать рассылку Как в word сделать рассылку

ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ